contoh surat dinas sekolah

Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Optimalisasi Penggunaannya

Surat dinas sekolah merupakan dokumen formal yang vital dalam administrasi dan komunikasi di lingkungan pendidikan. Memahami struktur, format, dan contoh surat dinas sekolah yang baik sangat penting bagi guru, staf administrasi, kepala sekolah, dan pihak-pihak terkait lainnya. Artikel ini akan membahas berbagai contoh surat dinas sekolah, lengkap dengan penjelasan detail mengenai tujuan, struktur, dan tips penulisannya, sehingga memudahkan Anda dalam membuat surat dinas yang efektif dan profesional.

1. Surat Undangan Rapat Guru

Tujuan: Mengundang guru untuk menghadiri rapat penting yang membahas agenda tertentu.

Struktur:

• Kop Surat: Nama Sekolah, Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Email (Jika ada).
• Nomor Surat: Nomor urut surat keluar sekolah.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
• Perihal: Undangan Pertemuan Guru.
• Yth.: Nama dan jabatan guru yang diundang.
• Isi surat:
  • Salam pembuka.
  • Hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan rapat.
  • Agenda rapat yang akan dibahas.
  • Pentingnya kehadiran guru.
  • Ucapan terima kasih.
• Hormat Kami: Jabatan pengirim surat (biasanya Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah).
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat dan NIP (Nomor Induk Pegawai).

Contoh:

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 MARGAASIH
Jl. Raya Margaasih No. 123, Bandung, Jawa Barat
Telp. (022) 5423456, Email: [email protected]

Nomor: 012/SMPN1-MGS/VII/2024
Tanggal: 17 Juli 2024
Perihal: Undangan Rapat Guru

Yth. Bapak/Ibu Guru SMPN 1 Margaasih
di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Guru untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Senin, 22 Juli 2024
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMPN 1 Margaasih
Agenda:
1.  Evaluasi Hasil Belajar Semester Genap Tahun Ajaran 2023/2024.
2.  Persiapan Kegiatan Belajar Mengajar Tahun Ajaran 2024/2025.
3.  Pembentukan Tim Kurikulum.

Mengingat pentingnya agenda rapat, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Kepala Sekolah,

[Tanda Tangan]

Drs. Ahmad Yani, M.Pd.
NIP. 196807121994031002

2. Surat Izin Tidak Masuk Sekolah (Siswa)

Tujuan: Memberikan izin kepada siswa untuk tidak masuk sekolah karena alasan tertentu.

Struktur:

• Identitas Siswa: Nama Lengkap, Kelas, Nomor Induk Siswa (NIS).
• Kepada Yth.: Nama Guru Wali Kelas.
• Isi surat:
  • Salam pembuka.
  • Alasan tidak masuk sekolah.
  • Tanggal tidak masuk sekolah.
  • Ucapan terima kasih.
• Hormat Kami: Nama orang tua/wali siswa.
• Tanda Tangan: Tanda tangan orang tua/wali siswa.
• Nama Lengkap: Nama lengkap orang tua/wali siswa.

Contoh:

Kepada Yth.
Ibu Rina Sari, S.Pd.
Wali Kelas VII-A
SMP Negeri 1 Margaasih

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nama: Muhammad Rizky
Kelas: VII-A
NIS: 12345

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 22 Juli 2024, dikarenakan sakit demam.

Demikian surat pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Orang Tua/Wali,

[Tanda Tangan]

Bapak Agus Salim

3. Surat Permohonan Peminjaman Ruangan

Tujuan: Mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan sekolah untuk suatu kegiatan.

Struktur:

• Kop Surat: Nama Organisasi/Kegiatan (Jika ada, bisa diganti dengan identitas pengirim jika individu).
• Nomor Surat: Nomor urut surat keluar.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
• Perihal: Permohonan Peminjaman Ruangan.
• Yth.: Departemen yang menerima surat tersebut (biasanya Kepala Sekolah).
• Isi surat:
  • Salam pembuka.
  • Tujuan peminjaman ruangan.
  • Nama ruangan yang ingin dipinjam.
  • Hari, tanggal, dan waktu peminjaman.
  • Jumlah peserta kegiatan.
  • Jaminan menjaga kebersihan dan ketertiban ruangan.
  • Ucapan terima kasih.
• Hormat Kami: Jabatan pengirim surat.
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat.

Contoh:

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMP NEGERI 1 MARGAASIH
Jl. Raya Margaasih No. 123, Bandung, Jawa Barat

Nomor: 005/OSIS/VII/2024
Tanggal: 17 Juli 2024
Perihal: Permohonan Peminjaman Ruangan

Yth. Bapak Kepala Sekolah
SMP Negeri 1 Margaasih
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS) OSIS SMP Negeri 1 Margaasih, kami bermaksud untuk memohon izin peminjaman ruangan Aula Sekolah.

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Sabtu, 27 Juli 2024
Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
Jumlah Peserta: 50 siswa

Kami menjamin akan menjaga kebersihan dan ketertiban ruangan selama kegiatan berlangsung.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Ketua OSIS,

[Tanda Tangan]

Ayu Lestari

4. Surat Tugas

Tujuan: Menugaskan seseorang untuk melaksanakan tugas tertentu.

Struktur:

• Kop Surat: Nama Sekolah.
• Nomor Surat: Nomor urut surat keluar.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
• Perihal: Surat Tugas.
• Dasar: Peraturan/Keputusan yang menjadi landasan penugasan.
• Tetapkan Ke: Nama dan posisi orang yang ditugaskan.
• Untuk: Rincian tugas yang harus dilaksanakan.
• Waktu Pelaksanaan: Jangka waktu pelaksanaan tugas.
• Tempat Pelaksanaan: Lokasi pelaksanaan tugas.
• Yang lain: Informasi tambahan (jika ada).
• Dikeluarkan di: Tempat surat dikeluarkan.
• Pada Tanggal: Tanggal surat dikeluarkan.
• Kepala Sekolah: Jabatan pengirim surat.
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat dan NIP.

Contoh:

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 MARGAASIH
Jl. Raya Margaasih No. 123, Bandung, Jawa Barat

Nomor: 025/SMPN1-MGS/VII/2024
Tanggal: 17 Juli 2024
Perihal: Surat Tugas

Dasar:
1.  Program Kerja Sekolah Tahun Ajaran 2024/2025.
2.  Hasil Rapat Koordinasi Guru tanggal 15 Juli 2024.

MENUGASKAN KEPADA:
Nama: Budi Santoso, S.Pd.
Jabatan: Guru Mata Pelajaran Matematika

UNTUK:
1.  Mengikuti pelatihan peningkatan kompetensi guru matematika.
2.  Menyusun laporan hasil pelatihan.

WAKTU PEL