contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap & Template

Surat resmi sekolah, atau surat dinas sekolahmerupakan dokumen tertulis yang digunakan oleh pihak sekolah untuk berbagai keperluan administrasi dan komunikasi formal. Fungsinya sangat krusial, mulai dari pemberitahuan kegiatan, permohonan izin, undangan rapat, hingga pengumuman penting lainnya. Memahami struktur dan format yang benar sangat penting agar surat tersebut efektif menyampaikan pesan dan mencerminkan profesionalitas institusi.

Struktur Umum Surat Resmi Sekolah

Setiap surat resmi sekolah idealnya mengikuti struktur yang baku dan terstandarisasi. Komponen-komponennya meliputi:

1. Kop Surat (Kop Surat): Bagian paling atas surat, berisi identitas sekolah. Informasi yang dicantumkan biasanya meliputi:

   • Nama Sekolah (ditulis dengan huruf kapital dan tebal)
   • Alamat Lengkap Sekolah (termasuk kode pos)
   • Nomor Telepon Sekolah (termasuk kode area)
   • Alamat Email Sekolah
   • Logo Sekolah (opsional, ditempatkan di sisi kiri atau tengah kop surat)
   • Website Sekolah (jika ada)

   Contoh Kop Surat:

   SMA NEGERI 1 YOGYAKARTA
   Jalan Gajah Mada No. 12, Yogyakarta 55224
   Telp. (0274) 5551234, Email: [email protected]
   Website: www.sman1yk.sch.id

2. Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal umumnya menggunakan format: Tanggal Bulan Tahun. Contoh: 26 Oktober 2023.

3. Nomor Surat: Sistem penomoran surat membantu dalam pengarsipan dan pelacakan dokumen. Format penomoran bervariasi, tetapi umumnya mengikuti pola: Nomor/Kode Sekolah/Bulan/Tahun. Kode sekolah bisa berupa singkatan atau inisial.

   Contoh Nomor Surat:

   005/SMA1YK/X/2023

4. Perihal: Menyatakan inti atau tujuan utama surat secara singkat dan jelas. Contoh: Undangan Rapat Komite Sekolah, Permohonan Izin Kegiatan Ekstrakurikuler.

5. Lampiran: Jika ada dokumen pendukung yang disertakan bersama surat, sebutkan jumlahnya. Contoh: Lampiran: 2 Lembar. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis: Lampiran: – (strip).

6. Alamat Tujuan Surat: Ditujukan kepada siapa surat tersebut. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas, mencakup nama jabatan atau nama orang yang dituju, serta alamat lengkap institusi atau rumah.

   Contoh Alamat Tujuan Surat:

   Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XII
   SMA Negeri 1 Yogyakarta
   di Tempat

7. Salam Pembukaan: Digunakan untuk memulai surat secara sopan. Contoh: Dengan hormat, Assalamu’alaikum Wr. Wb. (untuk surat yang ditujukan kepada umat Muslim).

8. Isi surat: Bagian inti surat yang menyampaikan informasi secara rinci dan jelas. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:

   • Pembuka: Kalimat pengantar yang menghubungkan dengan perihal surat.
   • Isi: Penjelasan detail mengenai tujuan surat, informasi yang ingin disampaikan, atau permintaan yang diajukan. Gunakan bahasa yang formal, lugas, dan efektif.
   • Penutupan: Kalimat penutup yang menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup: Digunakan untuk mengakhiri surat secara sopan. Contoh: Hormat kami, Wassalamu’alaikum Wr. Wb. (untuk surat yang ditujukan kepada umat Muslim).

10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya Kepala Sekolah atau pejabat yang ditunjuk. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan.

11. Stempel Sekolah: Stempel resmi sekolah ditempatkan di samping tanda tangan untuk mengesahkan surat.

12. Tembusan (Jika Ada): Daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat sebagai informasi. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta, 2. Arsip.

Contoh Surat Resmi Sekolah (Undangan Rapat)

SMA NEGERI 3 SURABAYA
Jalan Pemuda No. 15, Surabaya 60271
Telp. (031) 5345678, Email: [email protected]
Website: www.sman3sby.sch.id

Surabaya, 26 Oktober 2023

Nomor : 012/SMA3SBY/X/2023
Perihal : Undangan Rapat Persiapan Ujian Sekolah
Lampiran : –

Yth. Bapak/Ibu Guru SMA Negeri 3 Surabaya
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Ujian Sekolah Tahun Ajaran 2023/2024, kami mengundang Bapak/Ibu guru untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Senin, 30 Oktober 2023
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula SMA Negeri 3 Surabaya
Agenda : Pembahasan Kisi-Kisi, Penyusunan Soal, dan Teknis Pelaksanaan Ujian Sekolah

Mengingat pentingnya acara ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Sekolah,

[Tanda Tangan & Stempel]

Drs. Budi Santoso, M.Pd.

Tembusan:
1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
2. Arsip

Contoh Surat Resmi Sekolah (Permohonan Izin)

SMA NEGERI 5 BANDUNG
Jalan Ir. H. Juanda No. 93, Bandung 40132
Telp. (022) 2501234, Email: [email protected]
Website: www.sman5bandung.sch.id

Bandung, 26 Oktober 2023

Nomor : 020/SMA5BDG/X/2023
Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Lapangan
Lampiran : Proposal Kegiatan

Yth. Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Kota Bandung
di Bandung

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 5 Bandung mengajukan permohonan izin penggunaan lapangan olahraga GOR Saparua untuk kegiatan “Pekan Olahraga Siswa” yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : Sabtu – Minggu, 11 – 12 November 2023
Waktu : 08.00 – 17.00 WIB
Tempat : Lapangan Olahraga GOR Saparua

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan semangat olahraga dan mempererat tali persaudaraan antar siswa SMA di Kota Bandung. Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan.

Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua OSIS, Sekretaris OSIS,

[Tanda Tangan & Stempel] [Tanda Tangan & Stempel]

Rina Apriliani Andi Wijaya
Mengetahui,
Kepala Sekolah,

[Tanda Tangan & Stempel]

Dra. Siti Aminah, M.Si.

Tembusan:
1. Arsip

Tips Membuat Surat Resmi Sekolah yang Baik:

• Gunakan Bahasa Formal dan Baku: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
• Sampaikan Pesan Secara Jelas dan Singkat: Gunakan kalimat efektif dan hindari bertele-tele.
• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
• Gunakan Font yang Profesional: Pilih font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial, dengan ukuran font yang sesuai (biasanya 12pt).
• Layout yang Rapi: Atur tata letak surat agar terlihat rapi dan profesional.
• Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Selalu periksa kembali surat sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada kesalahan.
• Arsipkan Surat dengan Baik: Simpan salinan surat untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang.

Dengan memahami struktur, format, dan tips di atas, Anda dapat membuat surat resmi sekolah yang efektif, profesional, dan sesuai dengan standar yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga citra positif sekolah dan memfasilitasi komunikasi yang baik dengan berbagai pihak.